Jenis-Jenis Arsip

a. Berdasarkan Fungsinya ada dua yaitu:

1. Arsip Dinamis 

Arsip dinamis berasal dari bahasa Belanda dynamisch archief. Arsip dinamis (dokumen atau record) merupakan informasi terekam termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut (Sulistyo-Basuki, 2003:13).

Syarat arsip dinamis antara lain lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Arsip dinamis selalu dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya (Sulistyo-Basuki, 2003:14). Untuk dapat sampai kepada pemakai maka arsip dinamis harus dikelola dan harus tersedia apabila diperlukan. 

Arsip dinamis atau dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori yaitu Arsip dinamis administratif, Arsip dinamis akuntansi, Arsip dinamis proyek dan Berkas Kasus (Sulistyo-Basuki, 2003:13). Sedangkan menurut penggunaannya Berdasarkan UU Nomor 1 Tahun 1971, maka Arsip Dinamis tersebut dibedakan menjadi 2 yaitu Dokumen Aktif dan Dokumen Inaktif. Menurut Sulistyo-Basuki (2003:18) arsip dinamis terdiri dari Arsip Dinamis Kontemporer (Contemporary Records), Arsip Dinamis Vital (Vital Records), Arsip Dinamis Nonkopi (Nonrecord Copy). 

2. Arsip Statis 

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari. Pada umumnya bentuk arsip statis adalah kertas, foto, transkrip (Sulistyo-Basuki, 2003:332-333). Arsip statis ini biasanya memiliki nilai guna kesejarahan. Arsip statis tersebut berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. 

b. Berdasarkan Keabsahan 

1. Arsip Otentik 

Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan sah dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. 

2. Arsip Tidak Otentik 

Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan dengan tinta (Sukoco, 2007:84). 

c. Berdasarkan tempat atau tingkat pengelolaan 

Berdasarkan tempat atau tingkat pengelolaannya menurut Quible (dalam Sukoco, 2007:96) maka arsip dapat dibedakan menjadi Arsip terpusat (Sentralisasi), Arsip Unit (Desentralisasi), Arsip Kombinasi (Sentralisasi-Desentralisasi). 

d. Berdasarkan Isi 

Berdasarkan isi yang terkandung dalam arsip maka arsip dapat dibedakan menjadi Arsip Keuangan, Arsip Kepegawaian, dan Arsip Pendidikan.

3. Komponen Arsip 

Menurut Kennedy dan Schauder 1998 (dalam Sukoco, 2007:82) menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip terdiri dari: 

• Isi yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut. 
• Struktur merupakan atribut fisik yang terdiri dari ukuran dan gaya huruf, spasi, margin serta lambang organisasi dan logis yaitu logika dibalik pembuatan dokumen dari suatu arsip tersebut. 
• Konteks menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip. 

4. Peran dan Fungsi Arsip

a. Peran Arsip 

Menurut Wursanto (1991:5) arsip memiliki peranan yang potensial dalam administrasi yaitu Sebagai pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah didalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. 

b. Fungsi Arsip 

Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto (1991:33) yaitu aktifitas yang dimilliki oleh kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. 

5. Proses Penyimpanan Arsip 

a. Segregating Arsip 

Segregating arsip merupakan tahap penyimpanan arsip dengan cara memisah-misahkan arsip. Arsip dikelompokkan berdasarkan subyeksubyek yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah ditentukan. 

b. Examining Arsip 

Examining arsip adalah proses penelitian terhadap arsip yang akan disimpan. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip tersebut disimpan atau tidak. 

c. Assembling Arsip 

Assembling arsip adalah cara memadukan arsiparsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama. Arsip tersebut kemudian dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat, dokumen, arsip. 

d. Classification Arsip 

Classification arsip merupakan proses pengklasifikasian arsipyaitu menggolongkan arsip-arsip berdasarkan atas perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaanpersamaan yang ada untuk menentukan sub-sub subyek beserta kodenya secara cermat. 

e. Indexing Arsip 

Mengindeks adalah menentukan urutan unitunit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip (Sukoco, 2007:88). Bentuk indeks ini dapat berupa nama orang, nama tempat, nama badan atau organisasi. Kegiatan Indexing arsip meliputi membaca secara cermat untuk menentukan inti, menentukan judul atau caption arsip secara tepat, memberikan tanda-tanda lain yang dapat menjadi petunjuk arsip, membutuhkan caption utama berikut kode masalah terhadap arsip yang bersangkutan. 

f. Cross Reference Arsip 

Cross Reference arsip adalah tunjuk silang. Tunjuk silang tersebut digunakan apabila terdapat dua judul yang sama. g.Menyusun Arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan susunan yang disepakati oleh setiap instansi. h. Memfile Arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengaturnya di dalam file-file atau folder-folder sesuai dengan tempatnya (Wursanto 1991:16-18). 

6. Sistem Penyimpanan Arsip 

Menurut Gie (dalam Sukoco, 2007:88-90) sistem penyimpanan arsip meliputi Sistem Alfabetis (alphabetical Filling System), Sistem Nomor (Numeric Filling System), Sistem Subyek, Sistem geografi, dan Sistem kronologis. 

7. Nilai Guna Arsip 

a. Nilai Guna Primer 

Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan suatu lembaga atau instansi pencipta arsip. Nilai guna primer terdiri dari nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum dan nilai guna historis (Sukoco, 2007:86). 

b. Nilai Guna Sekunder 

Nilai guna sekunder menurut Sukoco adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan penerima atau pengguna arsip. Nilai guna sekunder terdiri dari Nilai guna kebuktian dan Nilai guna informasional (Sukoco, 2007: 86-87). 

c. Nilai-Nilai Khusus 

Menurut Santa, 1995 (dalamSukoco, 2007: 87) Arsip memiliki nilai-nilai khusus yang meliputi Administrative Value, Legal Value, Fiscal Value, Research Value, Educational Value dan Documentary Value. 

Sumber : menurutpengertian.blogspot.co.id